WOLONTARIAT a ochrona danych osobowych
Każde stowarzyszenie czy fundacja przetwarzająca dane osobowe swoich członków, darczyńców, klientów czy wolontariuszy ponosi odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych w ramach organizacji danych, ponieważ jest Administratorem Danych Osobowych.
Oto kilka informacji, jak Stowarzyszenie czy Fundacja powinny zgodnie z RODO chronić dane swoich wolontariuszy oraz dane, do których ci wolontariusze mają dostęp.
W związku z realizacją wolontariatu dochodzi nie tylko do przetwarzania danych samych wolontariuszy, ale i danych osób, do których wolontariusze mają dostęp … a często są to dane szczególnej kategorii np. o stanie zdrowia. Tym bardziej takie organizacje powinny pieczołowicie zadbać o ochronę danych osobowych, aby nie narazić się na utratę zaufania, które jest bardzo ważne w takiej działalności.
Należy więc zadbać, by udostępniane dane osobowe wolontariuszy i wolontariuszom były odpowiednio zabezpieczane a ryzyko ich naruszenia zminimalizowane. Dlatego też do obowiązków Stowarzyszenia czy Fundacji należy:
- Określenie jasnych zasad ochrony danych i zobowiązanie każdego wolontariusza do ich przestrzegania.
- Przeszkolenie wolontariuszy z obowiązującej w podmiocie polityki poufności.
- Spełnienie wobec wolontariuszy obowiązku informacyjnego w zakresie przetwarzania ich danych osobowych.
- Poinformowanie wolontariuszy o ich odpowiedzialności za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych.
- Wydawanie wolontariuszom upoważnień (najlepiej na piśmie) do dostępu przez nich do danych osobowych w organizacji.
Ponadto:
- Zabezpieczenie miejsc, w których wolontariusze mają dostęp do danych, w tym zabezpieczenie dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych, zakaz udostępniania haseł, pozostawania dokumentów czy danych na biurku bez nadzoru.
- Zobowiązanie (najlepiej na piśmie) do nie ujawniania przez wolontariuszy danych osobowych poza organizacją, w której „pracują”.
- Przeszkolenie wolontariuszy w zakresie szyfrowania wiadomości e-mail, nie pozostawiania komputera i nośników danych bez kontroli, używania silnych haseł zabezpieczających komputer, tak by chronić informacje na nich zawarte przed dostaniem się w niepowołane ręce.
dr Marlena Płonka
wizytówka internetowa: www.icentrum.eu
FB icentrum marlena płonka